Taloyhtiöissä valitettavan yleisenä ongelmana on huono kirjanpito, joka voi johtaa paisuviin vastikkeisiin ja kassan tyhjenemiseen.
Eräässä taloyhtiössä tilikauden kulut olivat äkillisesti nousseet ja tilanne vaati nopeaa reagointia. Kassa huusi tyhjyyttään ja rahoitustarve oli välitön.
Tänä päivänä taloyhtiöiden talouspalvelut pitää saada sähköisesti. Valitettavasti tämä ei ole isännöintialalla vielä arkipäivää. Varsinkin pienissä isännöintiyrityksissä kirjanpitomateriaalit voivat vielä oikeasti ”kadota” varaston perälle.
Kirjanpidon osalta Viljo on rakennettu olemaan ajan hermolla ja toimistomme on taloushallinnon osalta täysin paperiton. Muistoksi tilikaudesta jää asunto-osakeyhtiöiden osalta ainoastaan hallintokansio, johon talletetaan pöytäkirjat, sekä kirjanpidon sähköinen arkisto.
Sähköinen taloushallinto helpottaa kirjanpitäjän työtä ja hänelle avautuu tilaisuusuus keskittää ajankäyttö muuhunkin kuin lämmityslaskujen läpi käyntiin.
Kirjanpitäjän rooli 2020-luvulla on olla johdon sparraaja: oli kyseessä toimitusjohtaja, isännöitsijä tai taloyhtiön hallitus. Papereiden pyörittämisestä vapautuneella työajalla kirjanpitäjä huomioi esimerkiksi pääomapuolen alijäämät tai hoitopuolen budjettiylitykset ja raportoi niistä eteenpäin ilman viivettä.
Sähköinen tositeaineisto merkitsee ajantasaista tietoa: taloyhtiön kulurakenne on tiedossa sitä mukaa, kun laskut saapuvat. Ostovelat, sekä vastikesaatavat ovat tiedossamme puolestaan päivän viiveellä.
Sähköistämisestä seuraava tiedon nopea käsittely auttaa taloyhtiötä. Siinä missä paperitoimistossa numeroidaan ja arkistoidaan marraskuun tositteita, ottaa Unikon kirjanpitäjä jo tammikuun alussa tilinpäätöksiä ulos.
Viljossa varmistamme, että hoito- ja rahoitusvastikkeet ovat oikein mitoitettu ja mahdollisiin puutteisiin tartutaan ilman viivyttelyä.
